日本の事例:

エンドポイントとBoxの
バックアップにinSyncを採用、
PC交換も容易に

「Druva inSync はパソコンだけでなくBox 上のデータやiPhone の連絡帳もバックアップできます。管理コンソールから誰がどのデバイスにどんなデータを保持しているか検索や確認ができ、個人情報不正保持や不適切な会計処理があった場合の追跡といったコンプライアンス対策の面でも活用できます。」

株式会社ADKアーツ コーポレート本部 ソリューション推進部 部長

大海 晃彦 氏

ADKアーツにおけるinSync

  • エンドポイントデータ保護、バックアップ
  • コンプライアンス対策 (ISMS)
  • Box バックアップ
  • 監査案件対応時も改ざんされていない形で過去データ追跡が可能に。

ADKアーツは、CM・映像、グラフィック、セールス・イベントプロモーション、デジタルクリエイティブ、ダイレクトレスポンス、ポストプロダクションなど、広告コンテンツ全域にわたる企画制作機能をもつADKのグループ会社です。社員PC 内のローカルデータ保護やバックアップに課題を持っており、全社員向けにinSync を導入しました。データ保護が実現できただけでなく、出張の多い社員が不安に思っていた調子の悪いPC の交換やOS 移行時のPC の入れ替えにかかる時間やコストも劇的に改善されました。

ユーザーデータ保護の課題

ADK アーツでは情報セキュリティマネジメントシステム (ISMS) の要求事項である社員パソコン内部のローカルデータ保護をどう実装するかについて長年悩んでいました。

 広告コンテンツ制作やイベントプロモーションのため国内外のクライアント、ロケ先、編集スタジオ、イベント会場などに外出する社員が多い中、社員間でのデータ共有は社内のファイルサーバーを用いて行っていました。しかし社外からはデータにアクセスできず、サーバーにファイルをアップロードするのは社員が手動で行う必要があったため、あまり利用されていませんでした。

 「データがパソコンにしかないと、そのパソコンが壊れた時、業務に大きく支障をきたしてしまいます。以前、パソコンのSSD が故障したことがありましたが、ハードディスクドライブと異なり修理に出してもデータが復旧されないケースがありました。復旧できたとしても1 週間以上の日数と数十万円のコストがかかり、さらにその期間業務が中断するリスクもあります。」 (大海氏)

 社員の出張が多いことから、デバイスの盗難や紛失のリスクもあります。データの暗号化やリモートワイプなどの情報流出対策は行っていましたが、データ喪失時の復旧やどのようなデータが保存されていたかの可視化にも課題がありました。

Box の導入

 「今まで導入したどの社内サービスよりも普及が速かったです。メールでサービス有効化方法を簡単に案内しただけでしたが技術的な問い合わせはなく、ほとんど教育コストはかかりませんでした。」

コーポレート本部 ソリューション推進部 稲垣 篤史氏

これら課題解決のため、ADK アーツは2016 年までに社員間のデータコラボレーションツールとしてBox の全社展開が行われ、社員は外出先からでも共有データにアクセスできるようになりました。Box へアップロードすることでPC データ保護の課題にも対処できると期待していました。

 Box のごみ箱を完全に削除できる権限を制限することで、Box にアップロードされたデータが誤って削除されたとしても完全に削除されることはありません。

 しかし回線速度の問題やユーザー操作の必要性のため、すべてのファイルをリアルタイムにBox にアップロードすることはできません。特に制作部門が利用するAdobe Illustrator やPhotoshop などのデータは容量 の大きいコンテンツや大量の派生ファイルが生成されます。Box Sync のような自動同期サービスも検討しましたが、クラウドに同期するのと同じ容量のストレージがパソコン上で必要となり、現実的ではありませんでした。

inSync の選定と評価の過程

Box はファイル共有などコラボレーション目的で使用し、データ保護は別のソリューションを検討することにしました。海外ベンダーの他のエンドポイントバックアップ製品も検討しましたが、管理コンソールやクライアントソフトの使い勝手が悪く、日本でのサポート対応に不安がありました。

 「Druva inSync はパソコンだけでなくBox上のデータもバックアップできます。管理コンソールから誰がどのデバイスにどんなデータを保持しているか検索や確認ができ、個人情報不正保持や不適切な会計処理があった場合の追跡といったコンプライアンス対策の面でも活用できます。さまざまな外部脅威対策を導入していますが、inSync があれば監査案件対応時の追跡や抑止効果が期待できます。」 (大海氏)

inSync の導入過程

社員パソコンへのinSync クライアントの配布およびインストールは既存のモバイルデバイス管理ソリューションを使用してリモートから一括で行いました。デバイス有効化の認証はシングルサインオン (SSO) サービスを利用できるため、管理者によるユーザー情報入力やパスワード通知など一切不要です。

 「バックアップ開始までにユーザーが行う操作は、あらかじめインストールされたクライアントソフトを起動し、いつも使っているSSO ポータルでinSync を選択してログインするだけです。」 (稲垣氏)

 メールでinSync によるPC バックアップサービス開始を全社員に通知したところ、2日間で約半数のユーザーが有効化を行いバックアップを開始しました。

 「今まで導入したどの社内サービスよりも普及が速かったです。メールでサービス有効化方法を簡単に案内しただけでしたが技術的な問い合わせはなく、ほとんど教育コストはかかりませんでした。」 (稲垣氏)

 inSync はユーザー操作不要で自動バックアップが行われるため、外付けハードディスクなどへ能動的にバックアップを行う必要がなくなりました。

「ユーザーはいつでもセルフサービスでの復元が可能です。デバイス内のデータが常に保護されるようになり、安心感が高まったという意見をよく聞きます。」 (大海氏)

inSync の導入効果

inSync を導入して大きく変わったのは「生産性」でした。いままで手間がかかり不安に感じていた作業を短時間で効率的に行えるようになりました。

「私たちの業務は制作データなしでは行えません。パソコンの不具合や交換のたび、全く作業ができず何の利益も生まない時間が生じていました。パソコンの調子が悪い場合でも交換となると非常に手間がかかるため、ユーザーは積極的に交換に来ませんでした。そのようなユーザーは国内外への出張時に不安を抱えていたようです。」 (大海氏)

従来の運用ではデータ移行などで交換に丸2日を要し、データ損失も起きていました。

inSync であればデバイス上のデータは継続的にバックアップされており、交換が必要であればinSync クライアントがインストールされた新しいデバイスをユーザーに渡せば、あとは自動でinSync からデータ復元が行われます。イベントで海外に長期滞在する社員のパソコンに不具合が生じたとしても、代替パソコンを用意すればいつでもどこでもクラウドからデータをすぐに復元することができます。

今後の展望

 現在、Windows 7 からWindows 10 への移行プロジェクトが進行中です。

 「従来のPC 移行作業ではデータ移行に関するユーザーからの問い合わせが多くなるため、専任の担当者が数か月間にわたって必要でした。inSync 導入によりデータ移行がセルフサービスで行えるようになり、移行に必要な時間が削減され、IT 人員を別プロジェクトにも割くことができそうです。」 (稲垣氏)

 また、どのユーザーデータがどのデバイスやクラウドに存在するかという可視化が行えるようになり、コンプライアンス面における管理と改善が期待できると考えています。

 

「従来のPC 移行作業ではデータ移行に関するユーザーからの問い合わせが多くなるため、専任の担当者が数か月間にわたって必要でした。inSync 導入によりデータ移行がセルフサービスで行えるようになり、移行に必要な時間が削減され、IT 人員を別プロジェクトにも割くことができそうです。」

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